Unter Karteileiche versteht man somit einen inaktiven Fall oder Verwaltungsvorgang, der nicht den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht und zu einer Verfälschung der Validität von Statistiken beiträgt. Ein Grund für das Weiterführen von Karteileichen kann – neben mangelnder Sorgfalt bei der Verwaltung der Datenbestände – auch in der Absicht liegen, finanzielle Zuwendungen zu erhöhen, die pro Kopf (zum Beispiel als Zuschuss je Einwohner einer Stadt oder je Mitglied eines Vereins) berechnet werden.

In der Literatur wurde das Thema Karteileiche von Nikolaj Gogol in seinem Roman Die toten Seelen aufgegriffen.